【リモート研修とは】実施してみてわかった！担当者が押さえておくべき導入のポイントと方法
2019年末から2020年にかけての世界的な新型コロナウィルス感染症拡大を受け日本の働き方も大きな転換期を迎えました。政府の緊急事態宣言発令が懸念されだしたのが、くしくもビジネスや教育の場で新年度が始まる４月を迎える頃。入学式や入社式・新入社員研修の在り方も大きな変容を求められました。
つなぐひろげるおもてなし協会でも、いくつかの研修を従来の『集合対面型研修』からオンラインでの『リモート研修』へと切り替えて実施しました。
今回は実施したからこそ見えてきた【リモート研修とは】をご紹介します。
1. リモート研修導入前に押さえておくべきポイント
1-1.受講スタイルを確認！会社or自宅？受講者の環境は？
リモート研修と一口にいっても、さまざまなシチュエーションが想定されます。
①講師/受講者の双方が全員自宅などから一人で参加する『１対１ – 複数拠点タイプ』
②受講者は会社の会議室など１カ所に集合しており講師のみがリモートで登壇する『１対多数 – １拠点タイプ』
③受講者が地域ごとや部署ごとなど数拠点にわかれている『１対多数 – 複数拠点タイプ』
②、③の受講者が一定の場所に集合している『１対多数タイプ』では会社の会議室などに受講者が集まると想定されるため、ネット環境・パソコンなどのハード面は整備されていることが多いでしょう。
問題となるのは①の受講者ひとりひとりが自宅から参加する『１対１ – 複数拠点』タイプです。現在一番多くのリモート研修がこのタイプにあてはまるのではないでしょうか。ネット環境、自宅で使用できるデバイス（パソコン・タブレット・スマートフォン）は個々人によって異なります。一定の研修効果を担保するためには出来る限り個人間の差をなくした受講環境を整えることが重要です。
1-2.ネット環境・パソコンのカメラやマイクの設定などハード面を整える！
まずネット環境においては、容量制限のないアクセス環境があることが最も望ましいでしょう。
自宅にネット回線を引いていない場合、携帯電話のテザリングを使用してパソコンをネットに接続することも可能ですが、数時間に及ぶオンライン研修では大量のデータを消費してしまいます(3時間のビデオ通話で約1GB)。研修後の利用に制限がかかってしまったり、最悪の場合には研修の最中に制限がかかり当日の受講に支障がでる可能性もあります。
またハード面では、カメラ・マイクを内蔵したパソコンやタブレットを使えることが前提となります。
カメラがない/機能しなくても、講師側の映像を見ることはできます。しかし講師や他の受講者には自分の顔が見えていないため、コミュニケーションが取りづらかったり、講師が表情を確認できないため理解度を把握しづらかったりと、研修の効率が下がってしまいます。またロールプレイングを伴う内容には参加することが難しいこともあるでしょう。
マイクに関しては、上手く機能していないと研修中に発言や質問をすることができず、ただただ講師や他の受講者が話しているのを聞くという受け身の姿勢になってしまい、集中力・参加意欲が下がってしまうということが考えられます。
自社でリモート研修の導入を検討する場合、上記の点を踏まえて受講者の環境を事前に確認し、環境が整わない場合のサポート体制 (モバイルWi-Fiルーターの貸し出し、ネット接続費用やデバイス購入費用の補助、会社での受講場所の確保など) をつくっておくことが必要です。
1-3.よく起こるトラブルを事前に回避する！
「ネット環境」「パソコンのカメラとマイクの正しい設定」の2つを整えていざリモート研修を始めようとしても、トラブルが起こることがあります。開始直後のトラブルのよくあるものをあげてみます。
・指定のURLにアクセスしてもエラーとなり研修に参加できない
・カメラが正常に起動せず、自分の顔が表示されない
・マイクが正常に起動せず、自分の声が届かない
これらのトラブルは、下記によるものがほとんどです。
・システムによって推奨されているブラウザ以外のブラウザでアクセスしている
(例：googleのサービスをchrome以外のブラウザで開こうとしている)
・パソコン自体の設定でカメラやマイクがOFFになっている
研修開始の時間になって初めて、「言われた通りのURLをクリックしているのにアクセスできない」「マイクが正しく動作せず自分の声が届かない」といったトラブルが発覚すると、そのトラブルが解決されるまで他の受講者が待たなければならなかったり、場合によってはトラブルが発生している人は当日それ以降の研修を受講できなくなるといった問題が発生します。
研修を企画する担当者はできれば事前に仮のURLを発行するなどし、全員の問題ないアクセスを確認しておくと、当日はスムーズにまた気持ちにも余裕を持ってスタートを切ることができます。
2. リモート研修のメリットとデメリット
さて事前の準備が整えば研修をスタートすることができますが、気になるのが今までの研修と同等の効果が期待できるのか？ということです。
ここでは従来の『集合対面型研修』と比較しての『リモート研修』のメリット・デメリットを見ていきたいと思います。
2-1.リモート研修の5つのメリット
メリット① 安全性
いま急速にリモート研修・リモートワークが進められている一番の理由は「受講者その他参加する人々の安全を守る」ことです。「多数の人が交通機関を利用してひとつの場所に集まり数時間を共に過ごす」という機会を失くし、人の移動・接触を極力減らすことで、感染症への暴露ならびに感染拡大のリスクを減らすことができます。
メリット② コストの削減
受講者や講師の交通費、会場をレンタルする場合の会場費を削減することができます。複数の支社や支店に勤務する人に同じ研修を受けさせたい場合は特に、移動や宿泊のコストをかけずに全員が同じクオリティの研修を受けることが可能になります。
メリット③ より高い緊張感と参画意欲
リモート研修では、自宅という自由な環境下での受講により受講者の気が緩んでしまい高い効果を得られないのではという懸念をされる方もいらっしゃるのではないでしょうか。実際には、受講者ひとりひとりの表情やリアクションがパソコン画面上に映し出されることによって、講師のみならず他の受講者にも伝わるため、受講者全員が講師のいる方向を向いていた従来型の研修よりも気を抜けず、高い緊張感を維持しながら進めることができます。
また講師が受講者に対して１対１で語りかける場面を多く取りやすいため、受講者ひとりひとりの参画意欲をより高めることができます。
メリット④ 遠隔だからこそ効果的なロールプレイング
新入社員研修や接遇研修では必ず正しい言葉遣いやコミュニケーションのマナーについて学びますが、リモート環境で演習を行うからこそより効果的になる内容もあります。
例えば電話応対のロールプレイング。電話をかける役と取る役の二人を選び、双方がカメラをオフにして実際の電話のように顔が見えない状態で実践することにより、言葉遣いや声のトーンがいかに大事かをより身をもって学ぶことができます。また地域を越えたグループ分けが可能なため、実際の面識がない受講者同士をペアにすることで、より緊張感・リアリティをもった演習になり実践力が鍛えられます。
メリット⑤ 監督者の自由な出入り
担当者や監督者が研修の様子を見学したい場合、従来型の研修では会場への入退室のタイミングへの配慮や、部屋から部屋への(場合によっては階をまたいだ)物理的な移動が必要でした。しかしリモート研修では、自分の好きな時にネット上の会議室に入退室すれば良いだけなので、自分の業務を進めながら好きなタイミングで見学をすることができますし、移動も不要なため、より時間を有効に使うことができます。
2-2.リモート研修の3つのデメリット
デメリット① テキストの印刷・送付問題
これまでの「集合対面型研修」では当日に受講者に一斉に配れば良かったテキストやアンケート用紙などですが、リモート研修では研修当日までに確実に受講者の手に渡る方法で配布をしなくてはならないため、その手間とコストが発生します。データ化しメールで送付するという方法もありますが、テキストと研修の動画を同時にパソコン画面に表示することになると、読みづらい/集中力が散漫になる/直接書き込みができないといった問題が発生します。
また記入したものなどの回収にも、従来型の研修以上の手間とコストが発生します。
デメリット② 集中力のスパンは短い/疲労は大きい
リモート研修は高い緊張感を保てる分、集中力を維持できるスパンはより短くなります。
従来型の研修では、90分～120分毎に小休憩を取ることが一般的です。しかしリモート研修では、ネットでの画面越しの声の聴き取りや発言のタイミングにいつもと異なる気の遣い方をすることなどから、より疲労を感じ集中力が低下しやすいため、より短いスパンで研修を区切って小休憩をとる必要があります。その際、休憩時にはたとえ短時間でもパソコンから離れるようにすると良いでしょう。
デメリット③ 1日研修のハードルは高い
『集合対面型研修』では、3時間前後で完結する『半日研修』と、お昼に1時間ほどの休憩を挟んだ6〜7時間にわたって行う『1日研修』のどちらかのパターンが多いと思います。新入社員研修では特に、社会人としての心構えやビジネスマナーの基礎を1日～2日かけて集中的に教え込む企業が多いのではないでしょうか。
しかし前述したとおり、リモート研修では集中力の維持、『集合対面研修』以上の疲労感が課題となるため１日研修はあまり効果的とは言えません。
いままでならば、1・2日で基礎をしっかりと固めたのち、より専門的な内容の研修へといった進め方が典型的でしたが、リモート研修を取り入れる場合は1つの研修は3時間前後に留め、もう半日は別の研修や課題に取り組むようにするなど、並行的に進める方がおすすめです。
3. リモート研修をより効果的に進めるコツ
3-1.リアクションは大きくはっきりと
リモート研修では受講者1人1人の顔がパソコン画面上に表示されますが、発話者以外の顔は小さく表示されたり、そもそもの参加人数が多いと限られた画面上のスペースにたくさんの顔が表示されることになります。そのため相槌をしているかどうかや、対面なら察知できる表情の変化(理解していなそう、集中していなそう等)に気付きにくいことがあります。
そのため講師・受講者ともに
・通常よりおおげさにうなずく
・いつも以上に大きくはっきりと「はい/いいえ」と声に出す
などわかりやすいリアクションをすることで、お互いの話をきちんと聞き理解していることを示す必要があります。
3-2.コミュニケーションのルールを事前に決める
前述のとおり、リモート研修では講師がいつもなら気づける受講者の表情や態度の変化を見落としてしまうことがあります。
・質問があるときは手の平を画面にむけて大きく表示させる
・理解しているときは手で◯を作る、していないときは×をつくる
といったルールをつくり、事前に講師・受講者ともに周知しておくと良いでしょう。特に受講者数が多くなればなるほど、ひとりひとりの状態を一目で把握しやすくするためにこういったジェスチャーが重要になります。
またウェブ会議システムのさまざまな機能についても、ルールを事前に決めて周知しておくと良いでしょう。チャット機能はどういうときに使うのか、休憩をはさむときはカメラやマイクの設定をどのような状態にするのか、などが例としてあげられます。
3-3.トラブル発生時の担当者/連絡手段をあらかじめ決めておく
上記２点は研修開始までに決めておくべきことですが、研修開始以降にトラブルが発生した場合、講師・受講者がどのような対応をとるべきかも事前に決めておいた方が良いでしょう。
研修開始後に頻発しやすいトラブルに、カメラやマイクがフリーズしてしまうことがあげられます。数十秒まてば自動的に直るケースもありますが、しばらく待っても解決されない場合はいったん「退室」し「再入室」する、またはブラウザ自体を一度閉じ再度アクセスすることで解決されることも多くあります。
しばらく待ってみたり再入室をしても解決されない場合は、講義を一時止めて対応する必要が生じることもあります。その際、問題の起こった受講生は誰に/どのような手段(電話,チャット機能,メール等)で連絡すれば良いのかを事前に決めておくと、よりスピーディに問題を解決し研修を再開することができます。
4. まとめ
いかがでしたでしょうか。
研修は、その効果が現場で最大限発揮されるよう、多大なる期待とエネルギーそして細心の注意を払って、数ヶ月前から検討や企画を始められることと思います。新型コロナウィルスの感染拡大を機に、これまでの『集合対面型研修』と違った点にも注意を払う必要が生じ、経験のないことに戸惑いを感じている方も少なくないのではないでしょうか。
「事前にしっかりと環境面を整備しテストをしておく」「コミュニケーション方法のルールを作っておく」「トラブルがあった際の連絡方法・担当者を明確にしておく」。この3つがリモート研修をスムーズに実施するためにはとても重要です。
この記事が、リモート研修の導入検討にあたって参考になれば幸いです。
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